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Informe BFA - Bankia 2014 / Gestión responsable Proveedores

  • Gasto por pago a proveedores
    936,3 M€
  • Índice de satisfacción de proveedores
    75,5
  • Proveedores calificados con criterios RSC
    751
  • Proveedores nuevos
    977
  • Nº de Pymes que son proveedores
    883
  • Pagos a proveedores que se realizan en menos de 30 días
    97%
  • Contratos gestionados mediante e-contrato
    98%

En 2014, Bankia se convirtió en la primera entidad financiera en implantar un Sistema de Gestión de Compras según la Norma UNE-CWA 15896: Gestión de compras de valor añadido.

La mayor complejidad de los aspectos económicos e internacionales hace que el impacto de la cadena de suministro tenga consecuencias directas en los riesgos de una compañía. En este contexto, en el ámbito europeo se ha desarrollado una norma en la que han participado activamente todas las Asociaciones Europeas de Compras, entre ellas la española AERCE (Asociación de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos en España) de la que Bankia es miembro.

Bankia, primera entidad financiera en implantar un Sistema de Gestión de Compras de valor añadido.

Con la implantación de la Norma UNE-CWA 15896 Gestión de Compras de Valor Añadido, Bankia tiene como principal objetivo el logro de la excelencia y la minimización de riesgos en la gestión de sus compras. Además, la norma se basa en las mejores prácticas empresariales europeas, establece un cumplimiento estándar de calidad que aporta valor a la empresa y garantiza que se respetan también aspectos medioambientales, éticos y de sostenibilidad.

Clasificación por sectores de los proveedores activos

*Seguridad, material de oficina, mobiliario, seguros, publicidad, etc.

Número de Pymes que son proveedores activos

Mapa de Pymes activas

Un total de 3.586 proveedores homologados de los cuales 1.551 son proveedores activos

43,25% de los proveedores son proveedores activos

Proveedores activos con domicilio dentro del ámbito local

95,74% de los proveedores activos con domicilio local son nacionales

% Facturación de proveedores de ámbito local

99,14% de la facturación de ambito local son proveedores nacionales

Ética y transparencia con proveedores

En cumplimento con el Código Ético y de Conducta, se establece que se actuará con máxima transparencia con el proveedor, el cual conocerá en todo momento la situación de su proceso de homologación y las exclusiones al mismo.

Asimismo, la compra de bienes o la contratación de servicios se deberán realizar con total independencia de decisión, y al margen de cualquier vinculación personal, familiar o económica que pueda poner en duda los criterios seguidos en la toma de decisiones.

Las condiciones generales de contratación no incluirán cláusulas abusivas que sean contrarias a la buena fe y al justo equilibrio entre los derechos y obligaciones de la entidad y del proveedor. La contratación de bienes y servicios se ajustará a los principios de necesidad, idoneidad y austeridad en la realización del gasto.

Para garantizar la transparencia y rigor en la selección de proveedores, en la adjudicación de contratos existe un esquema de facultades y delegaciones, según el cual todas las compras son conocidas y/o autorizadas por comités multidisciplinares, facultados para aprobar en función del importe y del tipo de contratación propuesta.

Política de Compras

La Política de Compras, despliega de una forma más concreta la Política de Gestión Responsable de la entidad y tiene como finalidad establecer un marco de colaboración entre Bankia y sus proveedores, para promover las relaciones comerciales sólidas y duraderas, la obtención de beneficios mutuos y el cumplimiento de los valores definidos por Bankia y de sus proveedores.

Bankia apuesta por la diversificación de negocio entre distintos proveedores de ámbitos local, nacional e internacional, de modo que se favorezca la generación de riqueza de forma equilibrada y la igualdad de oportunidades. Por ello, Bankia se compromete a incorporar anualmente nuevos proveedores que supongan al menos un 10% del número total de proveedores homologados. En 2014, se incorporaron 977 nuevos proveedores sobre 3.586 homologados, lo que supone un aumento del 27%.

Asimismo, para asegurar que sus proveedores respaldan las políticas de la entidad, valora en la contratación a aquellos proveedores que demuestren un compromiso con sus empleados, la calidad, el medioambiente y los derechos humanos, entre otros, y excluye la contratación con aquellos proveedores de los que se tenga constancia que han incurrido en algún incumplimiento legal, fiscal, laboral, ambiental y en materia de seguridad y salud o de der echos humanos. En los contratos se incluyen cláusulas ambientales y se incorpora un anexo relativo a la prevención de riesgos laborales si el servicio se presta en instalaciones de la propia entidad.

Bankia patrocinó la II Convención CPONET. Evento para responsbles de la función de compras para la búsqueda de mejores prácticas y su premio comprendedor

Homologación, análisis y evaluación

En octubre de 2014, se implantó el Portal de Proveedores, un nuevo canal de comunicación on-line, que permite que los proveedores se autorregistren, gestionen toda la información necesaria para su homologación y la mantengan actualizada.

El proceso de homologación de proveedores está basado en las mejores prácticas de responsabilidad social (peso especial del 30% para RSC, RR.HH. y medio ambiente) y es excluyente ante diferentes incumplimientos. Todos los proveedores homologables deben incluir la información requerida por Bankia a través del Portal de Proveedores para iniciar el proceso de homologación.

Los proveedores, con total transparencia, pueden acceder a su calificación, que se obtiene de forma automática en función del cumplimiento de los requisitos exigidos. La homologación es un requisito imprescindible para establecer una relación comercial con Bankia.

La evaluación de los proveedores se realiza de forma periódica, revisando el cumplimiento según van mejorando en los requisitos establecidos, y se clasifican en tres categorías (ver gráfica).

En paralelo, se llevan a cabo reuniones y evaluaciones periódicas en las que se verifica el cumplimiento de normativas laborales, fiscales, medioambientales y de prevención de riesgos laborales.

Los proveedores se analizan en función de su riesgo económico, social y ambiental y es requisito indispensable que dispongan del rating de riesgo económico adecuado.

En este sentido, se ha detectado un 7,16% de proveedores con riesgo económico alto y ninguno con riesgo social o ambiental.

Clasificación de proveedores calificados

Compromiso de pago

Las aprobaciones, comunicaciones con los proveedores, facturas y contratos se gestionan electrónicamente, lo que permite más agilidad en el pago y un ahorro de costes con la eliminación del papel.

Bankia es consciente de la importancia que tiene para cualquier proveedor conocer de antemano los plazos de cobro, en especial para la pequeña empresa, teniendo en cuenta además que el 89,5% de los proveedores activos en su principal zona de actividad son pymes. Con este compromiso, Bankia pretende aportar su grano de arena en el proyecto de dar cuerda a la economía.

En 2014, se incrementó la utilización del sistema de facturación digital hasta alcanzar el 69,22% del número total de facturas gestionadas y Bankia redujo el plazo medio de pago de facturas a proveedores de 21,8 a 6,1 días desde su emisión (4,3 días en el caso de e-factura). De esta forma, el 97% de los pagos de la entidad (incluidos los que se efectúan con factura electrónica y sin ella) se realizan ya en menos de 30 días.

E-FACTURA


2012

2013

2014

Agilidad y mejora en los procesos

Entre otras medidas para mejorar la agilidad en las compras, se consolidó la implantación del proyecto e-contrato (firma electrónica de contratos) al que se incorporaron los proveedores activos con 3.938 documentos gestionados sin papel. Durante 2014, el 98% de los contratos que Bankia gestionó con sus proveedores se realizó por este sistema.

En el año, se establecieron también unos acuerdos de Nivel de Servicio, relacionados con las compras y los servicios de suministro de material de oficina y limpieza, que ponen de manifiesto compromisos de respuesta para prestar un servicio de calidad a las oficinas, garantizando la orientación al cliente en toda la organización. Estos acuerdos se materializan en las Cartas de Servicio, las cuales permiten dar a conocer los servicios que prestan las agrupaciones centrales, establecer las responsabilidades y compromisos de calidad relacionados con el servicio, y definir y hacer seguimiento de los indicadores que permiten monitorizar el cumplimiento de los compromisos.

Adicionalmente, para detectar mejoras en los procesos, se evalúan de forma periódica la gestión de las peticiones de servicio como gestión del efectivo, operativa de la seguridad, servicios generales y compras.

Relación con el proveedor

Existen diferentes canales a través de los cuales el proveedor puede relacionarse con Bankia:

  • El Canal Confidencial de Denuncias, gestionado por un tercero independiente y abierto a proveedores, creado en 2013 para detectar posibles incumplimientos del Código Ético y de Conducta de la entidad.
  • El Servicio de Atención al Proveedor (SAP), creado en 2014, a través del cual el proveedor puede presentar quejas, reclamaciones y sugerencias relacionadas con el pago de facturas y la prestación de servicios asociados a los contratos, así como con la disconformidad con los procesos de selección de proveedores. Todas las reclamaciones recibidas por el SAP son atendidas directamente por Presidencia.
  • Encuestas de satisfacción, implantadas en 2014, para valorar la percepción de la relación con los proveedores de Bankia en aspectos como la amabilidad en el trato, Canal Confidencial de Denuncias, proceso de negociación, cumplimiento del compromiso de pago, etc. y conocer además en qué medida se transmiten los valores de la entidad. La encuesta fue remitida a más de 1.700 proveedores y, como resultado, un 75,5% de los proveedores valoraron con una puntuación mayor o igual que siete (en una escala de 0 a 10) su nivel de satisfacción.

En el marco del proyecto de materialidad de la entidad, se realizaron focus-group con proveedores para conocer su opinión en diferentes aspectos de relación con la entidad.

Para mejorar la comunicación, facilitar el contacto y realizar seguimiento efectivo del desempeño en la colaboración, se ha potenciado la figura de “sponsor” del proveedor, creada en 2013, que se asigna a los principales proveedores (estratégicos y preferentes) y que se encarga de resolver las dudas o problemas que puedan surgir en cualquier ámbito de su relación con Bankia.

Para aumentar el conocimiento de los proveedores y su servicio, se realiza una valoración directa por los usuarios de los servicios una vez prestados, permitiendo incorporar acciones de mejora. En 2014, se evaluó el funcionamiento de diferentes peticiones de servicios generales como material de oficina y limpieza.